अपने जीमेल इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित करें? - 10 बेहतरीन ट्रिक्स!-medhajnews

अपने जीमेल इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित करें? - 10 बेहतरीन ट्रिक्स!

"यदि आप महत्वपूर्ण और वांछित महसूस करना चाहते हैं, तो बस अपना ईमेल इनबॉक्स खोलें" कामकाजी पेशेवरों के बीच एक लंबे समय तक चलने वाला मजाक है।

दुनिया लंबे समय से इंस्टेंट मैसेजिंग और वर्चुअल कॉल्स की ओर बढ़ चुकी है, लेकिन ईमेल अभी भी प्रासंगिक हैं। वास्तव में, वे पहले से कहीं अधिक प्रासंगिक हैं। स्टेटिस्टा के अनुसार, हम 2025 तक प्रत्येक दिन 376 बिलियन से अधिक ईमेल भेजेंगे, जो 2020 में 306 बिलियन से अधिक है।

इसका मतलब है कि आपके जीमेल इनबॉक्स में पहले से कहीं ज्यादा बिना खोले और अनुत्तरित ईमेल होंगे। इसका मतलब यह भी है कि आपके इनबॉक्स में हजारों में से एक महत्वपूर्ण ईमेल को खोजना और भी मुश्किल हो जाएगा। और जीमेल उपयोगकर्ताओं के कुछ सबसे आम प्रश्नों के पीछे यही कारण है जैसे जीमेल इनबॉक्स को कैसे व्यवस्थित करें, जीमेल में फ़ोल्डर्स कैसे बनाएं आदि।

डरावना, है ना? चिंता न करें, 2025 अभी दूर है, और आपके पास अपने इनबॉक्स को कम डराने वाला बनाने के लिए कुछ उपाय करने के लिए पर्याप्त समय है।

अपने जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित और अव्यवस्थित करने के लिए सर्वोत्तम ट्रिक्स:

यहां हमारे पास 10 व्यावहारिक युक्तियों की एक सूची है, जिनका उपयोग आप आसानी से अपने Gmail इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए कर सकते हैं। अब जाओ और अपने जीमेल इनबॉक्स पर अपना प्रभुत्व स्थापित करो जैसा कि तुम हमेशा से चाहते थे।

1. टैब और लेबल का इष्टतम उपयोग करें

जीमेल में लेबल और टैब या तो एक साथ या अलग-अलग उपयोग किए जा सकते हैं, लेकिन दोनों आपके ईमेल को व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक रसोइया हैं और ईमेल के रूप में नई रेसिपी प्राप्त करते रहते हैं, तो हो सकता है कि आप अपनी सभी रेसिपी को एक ही स्थान पर संग्रहीत करने के लिए एक लेबल "रेसिपी" बनाना चाहें। लेबल के साथ खेलने के लिए, अपने माउस पॉइंटर को उस स्थान पर खींचें जहां "इनबॉक्स" लेबल स्थित है और "नया लेबल बनाएं" देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें। उस पर क्लिक करें, अपने लेबल को उचित नाम दें और अपने ईमेल उसमें ले जाएं। बस इतना ही। जीमेल में "टैब" एक और अच्छी सुविधा है जो आपके ईमेल को विभिन्न श्रेणियों जैसे अपडेट, प्रचार, सोशल मीडिया इत्यादि के तहत समूहित करने के लिए है।

2. अपनी बातचीत व्यवस्थित करें

जीमेल एक ऐसी सुविधा के साथ आता है जो एक "बातचीत" के रूप में एक ईमेल पते से / के जवाबों को समेकित करता है। उपयुक्त रूप से वार्तालाप दृश्य कहा जाता है, यह उपयोगकर्ताओं को विशिष्ट पतों पर प्राप्त और भेजे गए सभी ईमेल का ट्रैक रखने में सहायता करता है। अपने सभी ईमेल वार्तालापों को व्यवस्थित रखने से यह सुनिश्चित होगा कि आप कोई नया ईमेल नहीं खो रहे हैं। यह आपको उनकी तलाश में समय बर्बाद करने से भी रोकेगा। आप किसी व्यक्तिगत वार्तालाप थ्रेड को देखते समय ऊपरी दाएँ कोने में खोज विकल्प दिखाएँ पर क्लिक करके संदेशों के इन समूहों में खोज भी कर सकते हैं। इससे आप जो खोज रहे हैं उसे जल्दी और कुशलता से ढूंढना आसान हो जाता है।

आपको यह 'वार्तालाप दृश्य' विकल्प 'त्वरित सेटिंग' के अंतर्गत मिल सकता है। यदि आप शीर्ष पर किसी वार्तालाप में नवीनतम संदेश चाहते हैं, तो आप "जीमेल रिवर्स वार्तालाप" एक्सटेंशन स्थापित कर सकते हैं। एक्सटेंशन उस क्रम को "रिवर्स" कर देगा जिसमें ईमेल एक वार्तालाप थ्रेड में दिखाई देते हैं।

3. पूर्वनिर्धारित प्रत्युत्तर टेम्प्लेट के साथ दोहराव से बचें

यदि आप स्वयं को कुछ प्रकार के ईमेल बार-बार भेजते हुए पाते हैं, तो पहले से तैयार प्रतिक्रिया टेम्प्लेट सेट करके अपना कुछ समय बचाएं। डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएँ तैयार किए गए ईमेल संदेश हैं जिनमें सभी या अधिकांश प्राप्तकर्ता का पता शामिल होता है, इसलिए आपको केवल प्रत्येक नए संदेश के लिए प्रासंगिक जानकारी भरनी है। एक सेट करने के लिए, एक मौजूदा संदेश खोलें या एक नया बनाएँ, सभी को उत्तर दें या उत्तर दें पर क्लिक करें और फिर अधिक क्रियाओं पर क्लिक करें। इसके बाद, ड्रॉपडाउन मेनू से डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का चयन करें, अपने टेम्पलेट को एक नाम दें और टाइप करना शुरू करें। आप कोई भी टैग भी जोड़ सकते हैं जिसे आप बाद में खोजना आसान बनाना चाहते हैं।

4. स्नूज़ फंक्शन के साथ आवर्ती कार्यों को स्वचालित करें

याद दिलाएं सुविधा ईमेल को बाद के लिए दृष्टि से दूर और दिमाग से दूर रखने में आपकी सहायता कर सकती है। यह उन ईमेल के लिए बहुत अच्छा है जिन्हें आप जानते हैं कि मीटिंग आमंत्रण या सहकर्मी से अपडेट की तरह फॉलो-अप की आवश्यकता होती है। स्नूज़िंग का मतलब है कि वे ईमेल आपके "स्नूज़" फ़ोल्डर में तब तक फ़ाइल हो जाते हैं जब तक आप यह तय नहीं कर लेते कि वे फिर से देखने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण हैं। फिर, वे आपके इनबॉक्स में एक घंटे, एक दिन, या सात दिनों के अंत में फिर से दिखाई देते हैं। आप कई स्नूज़ भी सेट कर सकते हैं ताकि आपको अलग-अलग तारीखों और समय पर किसी चीज़ के बारे में याद दिलाया जाए।

जीमेल स्नूज़

 

5. जब आप कर सकते हैं तो सीसी के बजाय बीसीसी का प्रयोग करें

BCC का मतलब ब्लाइंड कार्बन कॉपी है, जिसका मतलब है कि आप हर किसी को यह नहीं बता रहे हैं कि और किसे ईमेल मिला है। यह आपको यह देखने में सक्षम करके इनबॉक्स अव्यवस्था में कटौती करने में मदद करता है कि उस बातचीत में अन्य प्राप्तकर्ताओं को शामिल किए बिना किसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता है। साथ ही, बीसीसी आपको लोगों के एक समूह को एक ईमेल भेजने के बजाय एक समूह ईमेल के रूप में एक संदेश भेजने की अनुमति देता है। इससे समय की बचत हो सकती है और यह सुनिश्चित करने में सहायता मिल सकती है कि आपके सभी संदेश सही तरीके से भेजे जा रहे हैं.

जीमेल में सीसी/बीसीसी

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6. खोज परिणामों के लिए फ़िल्टर का उपयोग करना

खोज बॉक्स में फ़िल्टर का उपयोग करने से आपको अपने इनबॉक्स में दिखाई देने वाली चीज़ों पर अधिक नियंत्रण मिलता है. फ़िल्टर स्वचालित रूप से कुछ प्रेषकों के संदेशों को एक अलग फ़ोल्डर में रख सकते हैं और संदेशों को महत्वपूर्ण या महत्वपूर्ण नहीं के रूप में लेबल कर सकते हैं। आप विशिष्ट फ़ोल्डर और लेबल बनाने के लिए खोजों का उपयोग कर सकते हैं, साथ ही ऐसे नियम भी बना सकते हैं जो कुछ फ़ोल्डरों को सीधे कुछ ईमेल भेजते हैं।

7. पुराने ईमेल को फोल्डर में ले जाएं

आपके पास दसियों ओ हो सकते हैंआपके इनबॉक्स में सैकड़ों ईमेल हैं जो कुछ महीनों से पुराने हैं। बहुत से लोग इन पुराने ईमेल को वहीं छोड़ देते हैं, भले ही उनके लिए वर्तमान दृश्य में रहने का कोई कारण न हो। चीजों को आसान बनाने के लिए, उन सभी पुराने संदेशों को देखें और उन सभी पुराने संदेशों को एक फ़ोल्डर में स्थानांतरित करें जिसे आप पुराने ईमेल कहते हैं। फिर उस फ़ोल्डर को संग्रहित करें ताकि वह अब आपके मुख्य दृश्य में दिखाई न दे। यदि आपको बाद में इससे कुछ चाहिए तो आप हमेशा इसे खोज सकते हैं। यदि आप महत्वपूर्ण ईमेल का ट्रैक खोने के बारे में चिंतित हैं, तो जब आप उन्हें संग्रह में रखते हैं तो उन्हें अपठित के रूप में चिह्नित करें।

8. बुमेरांग प्लग-इन का प्रयोग करें

बुमेरांग एक Google क्रोम एक्सटेंशन है जो आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करता है। जब आपको जल्दी से एक ईमेल भेजने की आवश्यकता हो, लेकिन आप जानते हैं कि आपको फॉलो-अप प्रश्नों और उत्तरों को बनाए रखने में परेशानी होगी, तो उसके लिए बूमरैंग को बचाएं। उपकरण आपको संदेशों को शेड्यूल करने की अनुमति देता है, यदि वे अनुत्तरित हो जाते हैं, तो उन्हें चारों ओर लूप करें, और यहां तक ​​कि एक निर्धारित अवधि के बाद कुहनी से हलका धक्का भी भेजें। ट्विटर और फेसबुक जैसे प्लेटफार्मों पर संदेशों को प्रसारित करने के लिए यह अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है जब प्रत्येक पोस्ट को मैन्युअल रूप से शेड्यूल करना बहुत अधिक परेशानी वाला हो जाता है।

9. महत्वपूर्ण ईमेल फ़्लैग करने के लिए स्टार का उपयोग करें

यदि आप प्रतिदिन ईमेल का उपयोग करते हैं, तो संभावना है कि आपके इनबॉक्स में कई आइटम हैं। उन्हें दफनाने या उन्हें अपनी सूची के नीचे बैठने देने के बजाय, उन महत्वपूर्ण संदेशों के लिए सितारों और झंडों का उपयोग करें जिनके लिए भविष्य की कार्रवाई की आवश्यकता होती है। एक सितारा या ध्वज लगाने का सरल कार्य इन महत्वपूर्ण संदेशों को आपके रास्ते से हटा देगा लेकिन फिर भी, बाद में सड़क पर आसान पहुंच के लिए उन्हें सादे दृष्टि से छोड़ दें।

10. महत्वपूर्ण मेलों को सुबह सबसे पहले सम्मान दें

इससे पहले कि आप काम करना शुरू करें, अपने ईमेल अवश्य देखें। ऐसा करने का एक आसान तरीका उन ईमेल के लिए अपने इनबॉक्स में एक फ़ोल्डर (लेबल) बनाना है जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। यह तारांकित फ़ोल्डर आपके इनबॉक्स में सबसे ऊपर दिखाई देगा और यह सुनिश्चित करेगा कि महत्वपूर्ण संदेशों को सुबह सबसे पहले देखा गया है। आप अपने फ़ोन या कंप्यूटर पर एक अलार्म भी सेट कर सकते हैं जो आपको हर दिन सबसे पहले इन ईमेलों को देखने के लिए याद दिलाएगा।